“La comunicación es un componente integral de éxito en cualquier grupo de trabajo”. Con esta declaración se presenta el artículo Improving Communication in Virtual Teams (Mejorar la comunicación en equipos virtuales), un documento elaborado por el Comité para la visibilidad de la Sociedad para la Psicología Industrial y Organizacional (SIOP-Society for Industrial and Organizational Psychology), a través del cual se pretende dar a conocer la importancia de las relaciones comunicativas dentro de las organizaciones -concretamente dentro de un equipo virtual-, revisando, para ello, los diferentes métodos que pueden emplearse de cara a fomentar un fuerte clima de comunicación dentro de esta modalidad de equipos.

Tal y como señalan los autores, la óptima comunicación interpersonal dentro de una organización se relaciona con un desempeño eficaz, por cuanto estas relaciones comunicativas facilitan la difusión de información y habilidades esenciales que permiten un alto rendimiento dentro de la misma.

Por este motivo, las organizaciones deben encaminar sus esfuerzos hacia la consecución de métodos de comunicación eficaces, principalmente cuando el trabajo en equipo se da en un contexto virtual, puesto que su “naturaleza dispersa” crea una barrera inherente a la comunicación que debe superarse a través de diversos métodos, entre ellos, la implementación de tecnologías adecuadas o el establecimiento de fuertes redes de comunicación (esto es, las vías por las que se comparte información).

El interés de este documento radica en la aparición paulatina de equipos virtuales dentro de las estructuras organizativas en los últimos años, y que ha venido condicionada, en gran medida, por los rápidos avances tecnológicos, que han dotado a las empresas de una mayor flexibilidad, haciendo posible que los empleados puedan trabajar desde casa e incluso comunicarse desde diferentes zonas horarias.

El reciente aumento de este tipo de equipos en las organizaciones, pone de relieve la importancia de entender cómo se desarrollan las redes de comunicación en contextos virtuales y los factores que facilitan un funcionamiento eficaz. A razón de este artículo, los tres elementos primordiales que influyen sobre el intercambio de información serían: la confianza entre los miembros del equipo, el liderazgo y la tecnología de comunicación empleada.

Según se desprende del artículo, la vulnerabilidad a la desconfianza se erige como una barrera potencial para el intercambio de información entre los miembros de un equipo virtual, cuyas causas radicarían en la inexistencia de una presentación formal entre sus miembros, la falta de proximidad geográfica entre ellos y/o el temor a recibir críticas por sus comentarios. Es aquí donde queda patente una de las desventajas de esta modalidad de equipos: la falta de oportunidades que ofrece la interacción cara a cara que se da en un equipo tradicional.

Con el fin de superar esta desconfianza y crear un ambiente altamente comunicativo se enumeran diversos métodos, como las reuniones cara a cara (destinadas a promover el reconocimiento entre los miembros del grupo), o los ejercicios de formación de equipos, que fomentan una cooperación eficaz y ayudan a mejorar las dinámicas grupales (por ej.: actividades centradas en el intercambio de información, compartiendo experiencias personales y/o valores).

En lo que se refiere al liderazgo, su relevancia para el éxito del equipo viene marcada por el tipo de influencia que ejerce sobre el intercambio de información, tanto de modo formal (mediante la selección del canal comunicativo y el establecimiento de políticas y jerarquías formales que determinan el modo en que la comunicación fluye dentro del grupo), como de modo informal (por medio de su impacto en el clima y la cultura de equipo).

El clima (entendido como los puntos de vista y las expectativas compartidas por los miembros de una organización, con respecto a las políticas y prácticas de la misma) y la cultura (referida al conjunto de hábitos, valores y supuestos compartidos por el equipo e incluso por la organización en general) han demostrado tener una gran influencia sobre el comportamiento de todos los empleados y su desempeño laboral. A este respecto, el líder puede crear un clima propicio para el intercambio de información, fomentando la colaboración entre los miembros de un equipo en lugar de la competitividad.

También puede implementar otros métodos eficaces para la mejora comunicativa entre los miembros de su equipo, tales como la creación de cartas de derechos, que representan un acuerdo conjunto con respecto a los objetivos del equipo y las metas específicas para alcanzarlos, los roles que desempeñará cada uno, sus límites, los diferentes recursos que pueden ser utilizados, etc., facilitando así la difusión formal del conocimiento entre todos los miembros.

Por último, no menos importante es la tecnología utilizada, dado que, generalmente, constituye la base de la comunicación en los equipos virtuales. En este punto, el artículo resalta el interés de llevar a cabo cursos de formación tecnológica para todos los empleados que trabajan en esta modalidad de equipos, enseñando el manejo de los diferentes mecanismos que se pueden emplear para comunicarse entre ellos, y su selección en función de los propósitos y limitaciones de la situación (teleconferencias, videoconferencias, correo electrónico, bases de datos en intranet, etc.).

Para finalizar, los autores instan a las organizaciones a prestar atención a estas sugerencias y complementarlas con los esfuerzos para fomentar el desarrollo de redes de comunicación eficaces.

El documento, disponible en inglés, puede descargarse a través del siguiente enlace:

Improving Communication in Virtual Teams

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