Las empresas deberán proporcionar desde el inicio de la relación laboral información más detallada sobre las condiciones de trabajo y comunicar a cada persona trabajadora la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados utilizados para determinar o modificar aspectos como el salario, la jornada, la asignación de tareas, la progresión profesional, el lugar de trabajo o la extinción del contrato. La nueva regulación amplía así las obligaciones de transparencia empresarial y tendrá implicaciones directas para los departamentos de Recursos Humanos y la gestión de personas en las organizaciones.
Así se establece en el Real Decreto aprobado por el Consejo de Ministros, a propuesta del Ministerio de Trabajo y Economía Social, por el que se transpone la Directiva (UE) 2019/1152, relativa a unas condiciones laborales transparentes y previsibles en la Unión Europea. Según el Gobierno, la finalidad de la norma es combatir la precariedad, garantizando que las personas trabajadoras tengan acceso, desde el comienzo de la relación laboral, a información suficiente sobre sus condiciones esenciales de empleo.
España transpone la Directiva Europea sobre condiciones laborales transparentes y previsibles.
La regulación desarrolla en España los principios de una Directiva europea aprobada en 2019 como respuesta a las profundas transformaciones experimentadas por el mercado laboral, entre ellas, la digitalización y la aparición de nuevas formas de empleo. Precisamente, la normativa europea advierte de que estos cambios pueden generar incertidumbre respecto a los derechos y la protección aplicables y establece la necesidad de facilitar información completa y accesible sobre las condiciones esenciales de trabajo.
La transposición se produce, además, con retraso respecto al calendario establecido por la Unión Europea. La Directiva fijaba el 1 de agosto de 2022 como fecha límite para que los Estados miembros adoptaran las medidas necesarias para dar cumplimiento a sus disposiciones. De hecho, el Gobierno español acordó el 1 de agosto de ese año la tramitación urgente del anteproyecto destinado a su transposición, un proceso que culmina ahora con la aprobación del Real Decreto por el Consejo de Ministros.
Mayor transparencia desde el inicio de la relación laboral.
Uno de los principales cambios afecta al momento y al alcance de la información que las organizaciones deben proporcionar a sus plantillas. Según el Ministerio de Trabajo, las personas trabajadoras tendrán derecho a conocer las condiciones esenciales de empleo desde el inicio de la relación laboral, eliminándose el margen de hasta dos meses existente hasta ahora para facilitar determinada información.
Esta obligación supone que las empresas deberán ofrecer una información mucho más precisa sobre numerosos aspectos de la relación de trabajo. Entre ellos, figuran la fecha de comienzo y, cuando corresponda, de finalización del contrato; el domicilio social y el centro de trabajo; el contenido de la prestación laboral; la categoría o grupo profesional; y, en los contratos temporales, la justificación de su temporalidad.
También deberán detallarse las condiciones relativas al tiempo de trabajo, incluyendo la duración y distribución de la jornada, los supuestos en los que ésta pueda modificarse, las horas extraordinarias y su retribución, las vacaciones y, cuando exista una distribución irregular de la jornada a lo largo del año, el sistema empleado para fijarla y los periodos mínimos de preaviso. En el caso de las personas con contrato fijo-discontinuo, deberá informarse además de los periodos de actividad e inactividad.
Para los departamentos de Recursos Humanos, esto implica revisar no solo los modelos contractuales, sino también los documentos anexos, protocolos de incorporación y procedimientos internos mediante los que se comunican las condiciones laborales.
Las empresas deberán explicar cómo se determina el salario variable.
La transparencia alcanza de manera particular a la retribución. Las empresas deberán especificar el salario base y los distintos complementos, pero también el modo de cálculo de los conceptos variables y los criterios que determinan su percepción.
Este aspecto adquiere especial relevancia en aquellas organizaciones que vinculan parte de la remuneración al rendimiento, la productividad, la consecución de objetivos u otros indicadores. La Directiva europea ya establece que la información sobre remuneración debe comprender sus diferentes componentes de manera separada, incluidas, cuando correspondan, las horas extraordinarias, primas y otros derechos económicos.
La nueva regulación española obliga, por tanto, a avanzar hacia una mayor claridad sobre qué criterios intervienen en las decisiones retributivas, una cuestión directamente relacionada con los sistemas de evaluación del desempeño y la gestión de personas.
Derecho individual a conocer el uso de algoritmos en las decisiones laborales.
Una de las novedades de mayor impacto para las empresas es la incorporación de un derecho individual de las personas trabajadoras a conocer los sistemas algorítmicos o automatizados utilizados para determinar sus condiciones de trabajo.
De acuerdo con la información publicada por el Gobierno, este derecho se extiende a los sistemas empleados para adoptar decisiones que afecten a cualquier condición laboral o a la propia extinción del contrato.
Según nota de prensa difundida por el Ministerio de Trabajo, las organizaciones deberán informar sobre la existencia de estos sistemas y sobre sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento cuando intervengan en decisiones relacionadas, entre otras cuestiones, con la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, la determinación de los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo o la finalización de la relación laboral.
Mayor transparencia sobre los algoritmos que intervienen en las decisiones laborales.
La medida resulta especialmente significativa ante la progresiva incorporación de la inteligencia artificial y de herramientas automatizadas a la gestión de Recursos Humanos. Sistemas utilizados para evaluar el desempeño, asignar tareas, establecer incentivos o apoyar decisiones sobre promoción profesional, pasan así a estar sometidos a mayores exigencias de transparencia para las personas directamente afectadas por estas decisiones.
Hasta ahora, el Estatuto de los Trabajadores ya reconocía a la representación legal de la plantilla el derecho a ser informada de los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que inciden en las condiciones de trabajo, el acceso y el mantenimiento del empleo. La nueva norma amplía esta lógica de transparencia al reconocer un derecho de información individual a cada persona trabajadora sobre los sistemas que afectan a sus propias condiciones laborales.
Para las empresas, esta obligación puede requerir revisar tanto las herramientas tecnológicas utilizadas directamente por los departamentos de RR. HH. como aquellas contratadas a proveedores externos cuando intervengan en la adopción de decisiones laborales.
Periodos de prueba, formación, igualdad y extinción del contrato.
La nueva normativa amplía también la información que debe proporcionarse sobre el periodo de prueba, cuya duración y condiciones deberán quedar especificadas. Cuando un convenio colectivo permita superar el plazo ordinario establecido legalmente, deberán explicarse las causas que justifican esa ampliación.
La Directiva europea establece, con carácter general, que los periodos de prueba no deben exceder de seis meses y que, en los contratos de duración determinada, deben ser proporcionales a la duración prevista de la relación laboral y a la naturaleza del trabajo, admitiendo excepciones justificadas.
Asimismo, entre la información esencial que deberá ponerse a disposición de la plantilla se incluyen el derecho a la formación proporcionada por la empresa, el convenio colectivo aplicable, el procedimiento para la extinción del contrato y el sistema de colaboración en la gestión de la Seguridad Social.
También deberán identificarse el plan de igualdad aplicable y las medidas y recursos LGTBI existentes en la organización. En las contrataciones realizadas mediante empresas de trabajo temporal (ETT), habrá que informar de la identidad de la empresa usuaria y de la causa que habilita cada contrato de puesta a disposición.
Información accesible para las personas con discapacidad.
La norma incorpora, además, una dimensión específica de accesibilidad. Según recoge el Ministerio de Trabajo y Economía Social, toda la información relativa a las condiciones laborales deberá facilitarse de forma accesible y adecuada a las personas con discapacidad que formen parte de la plantilla.
Esta previsión obliga a las organizaciones a considerar no solo qué información proporcionan, sino también cómo se comunica, de manera que las características de los documentos o canales empleados no constituyan una barrera para acceder a la información laboral.
En este sentido, el Ministerio de Trabajo y Economía Social pondrá a disposición de empresas y personas trabajadoras un modelo de documento informativo sobre los elementos esenciales del contrato, con el objetivo de facilitar el cumplimiento de las nuevas obligaciones.
¿Qué ocurre con los contratos que ya están en vigor?
Las nuevas exigencias no se limitan a las futuras incorporaciones. Las personas que ya tengan un contrato en vigor en el que no conste toda la información considerada esencial podrán solicitarla a su empresa. En estos casos, la empresa dispondrá de un máximo de 30 días para proporcionarla, según la información difundida por el Ministerio.
Este aspecto puede resultar especialmente relevante para los departamentos de Recursos Humanos, que deberán estar preparados para atender las solicitudes de las personas contratadas con anterioridad y comprobar si la documentación laboral disponible contiene todos los elementos exigidos.
La propia Directiva europea contempla la aplicación de los derechos a las relaciones laborales ya existentes y establece que, para las personas previamente contratadas, el empleador debe presentar o completar determinada documentación cuando así lo solicite la persona trabajadora.
Nuevas obligaciones ante los desplazamientos internacionales.
La regulación también afecta a las empresas que desplazan personal al extranjero. Antes de que se produzca el desplazamiento deberán facilitar información adicional sobre el país en el que se desarrollará la actividad, la duración prevista, la moneda en la que se abonará la retribución, las prestaciones económicas o en especie, la compensación de gastos y dietas y las condiciones de repatriación, cuando esta se encuentre prevista.
La exigencia deriva de la Directiva europea, que establece que las personas que deban prestar servicios en otro Estado miembro o en un tercer país deben recibir esta información antes de su partida.
La norma incorpora asimismo disposiciones específicas para las personas trabajadoras del sector pesquero y la gente de mar, adaptadas a las particularidades de estas relaciones laborales.
Un cambio relevante para la gestión de Recursos Humanos.
Más allá de la ampliación formal de la información contractual, la norma supone un cambio relevante para la gestión de Recursos Humanos, al incrementar la trazabilidad y transparencia que deben acompañar a decisiones que, hasta ahora, podían formar parte de procedimientos internos de la organización.
Especialmente significativa es la obligación de informar sobre los sistemas algorítmicos y automatizados. Su creciente utilización en la gestión de personas plantea nuevos desafíos para las empresas en relación con la transparencia de los procesos de toma de decisiones y exige conocer qué herramientas se están utilizando, para qué finalidades y sobre qué condiciones laborales pueden producir efectos.
La Directiva que da origen a esta regulación parte precisamente de la transformación experimentada por los mercados laborales como consecuencia de la digitalización y las nuevas formas de empleo, y persigue establecer unos requisitos mínimos de transparencia y previsibilidad sin eliminar la capacidad de adaptación de las organizaciones.
Por ello, la aplicación de la nueva norma requerirá previsiblemente una revisión coordinada de los contratos, políticas retributivas, sistemas de evaluación y promoción, herramientas algorítmicas, protocolos de incorporación, procedimientos de movilidad internacional y mecanismos de comunicación interna. Para las empresas y los departamentos de Recursos Humanos, la transparencia sobre las condiciones de trabajo deja así de circunscribirse al contenido básico del contrato y pasa a abarcar también algunos de los procesos y tecnologías mediante los que se adoptan decisiones que afectan a la vida laboral de las personas.